Pindah studi mahasiswa dapat terjadi dari STPM Santa Ursula ke Perguruan Tinggi lainnya atau sebaliknya, untuk melanjutkan studi yang belum selesai dengan alasan tertentu dan bukan karena putus studi atau bermasalah dengan perguruan tinggi asal.
Pindah studi hanya diperbolehkan bagi mahasiswa dengan program studi yang sama atau serumpun.
Pindah studi dalam satu kota sedapat mungkin dihindari agar tidak menimbulkan kesan dan dampak yang tak diinginkan bersama antara perguruan tinggi sekota.
Pindah studi hanya diperbolehkan dari jurusan/program studi asal yang berstatus sama atau lebih tinggi dari jurusan atau program studi yang dituju.
B. Pindah Studi Keluar STPM Santa Ursula
Permohonan pindah studi diajukan kepada Ketua STPM Santa Ursula dengan tembusan kepada Ketua Program Studi
Surat permohonan disertai lampiran :
(a) Surat keterangan bebas dari :
1) Pinjaman buku dari kepala perpustakaan
2) Tunggakan biaya dari Yayasan Nusa Taruni Bhakti
3) Administrasi dari sekretariat
(b) Kartu mahasiswa asli
Ketua STPM mengeluarkan keterangan pindah studi bagi mahasiswa pemohon disertai dengan lampiran transkrip yang disahkan oleh Pembantu Ketua bidang akademik.
Mahasiswa yang sudah diberi surat keterangan pindah studi tidak dapat diterima kembali di STPM Santa Ursula.
3. Pindah Studi Masuk STPM Santa Ursula
Ketentuan khusus meliputi :
(a) Mahasiswa tersebut benar-benar mahasiswa pindah studi (bukan karena putus studi atau bermasalah) yang dibuktikan dengan surat keterangan pindah studi dan transkrip akademik dari perguruan tinggi asalnya.
(b) Penerimaan mahasiswa pindah studi di STPM Santa Ursula dapat dilaksanakan pada awal tahun akademik.
(c) Masa transisi pindah studi sejak dinyatakan pindah studi di perguruan tinggi asal hingga diterima di STPM Santa Ursula tidak lebih dari empat semester.
(d) Masa transisi pindah studi sebanyak satu semester atau lebih dan maksimum empat semester diperhitungkan sebagai cuti akademik mahasiswa yang bersangkutan dan karenanya kehilangan hak cuti kademik sebanyak semester masa transisi itu selama menjadi mahasiswa STPM Santa Ursula.
(e) IPK minimal 2,76
(f) Masa studi di perguruan tinggi asal ditambah sisa masa studi di STPM Santa Ursula tidak lebih dari 10 semester.
Syarat menyangkut mata kuliah dalam pindah studi :
(a) Mata kuliah dengan kredit yang sama dan atau berbeda tanpa memperhatikan perimbangan kuliah dan pratikum, dapat disamakan.
(b) Semua mata kuliah, yang tidak tercantum dalam transkrip akademik program lama tapi ada dalam program baru, wajib diambil.
(c) Semua mata kuliah yang tercatum dalam transkrip akademik program lama tapi tak ada dalam program baru, dihilangkan dari transkrip akademik program baru.
Prosedur permohonan pindah studi sebagai berikut :
(a) Konsultasi dengan Ketua Program Studi yang dituju.
(b) Permohonan pindah studi diajukan kepada Ketua STPM Santa Ursula untuk mempertimbangkanya.
(c) Permohonan pindah studi disertai lampiran :
1) Copy KTP atau keterangan domisili
2) Copy STTB Sekolah menengah yang sudah dilegalisir pejabat yang berwenang.
3) Copy KRS dan KHS tiap semester dari program Studi asal.
4) Surat keterangan pindah studi dari perguruan tinggi asal.
5) Transkrip akademik yang disyaratkan sebanyak semester yang telah ditempuh dari Perguruan Tinggi asal.
6) Pas foto ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar dan 2×3 sebanyak 2 lembar.
Jawaban terhadap permohonan pindah studi sebagai berikut:
(a) Ketua STPM Santa Ursula dan Ketua Program Studi yang dituju melakukan verifikasi terhadap data mahasiswa pindah studi untuk memutuskan akan menerima atau menolak permohonannya.
(b) Keputusan tersebut disampaikan oleh Ketua STPM Santa Ursula kepada pemohon dengan tembusan kepada Ketua Program Studi yang dituju.
(c) Apabila permohonan ditolak, perlu dijelaskan alasan penolakannya.
Tindak lanjut terhadap penerimaan pindah studi :
(a) Jika permohonan disetujui, mahasiswa yang bersangkutan segera melaksanakan registrasi dalam batas waktu yang telah ditetapkan.
(b) Ketua Program Studi menghitung mata kuliah yang diakui dengan IPK dan SKSD-nya, serta sisa jumlah semester yang harus ditempuh mahasiswa yang bersangkutan dan mata kuliah yang masih harus ditempuh, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan untuk melakukan konsultasi rencana studi semester berikutnya bersama pendamping akademiknya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(c) Wajib mengikuti Ospek bersamaan dengan mahasiswa baru lainnya.
