Peran

Melaksanakan dan menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan

Tugas Pokok

1. Penanganan surat masuk dan surat keluar STPM St. Ursula
2. Penanganan Surat-Surat Keputusan Ketua STPM Santa Ursula (membuat dan menggandakan serta menyampaikan kepada yang berkepentingan)
3. Memberikan pelayanan administratif yang berhubungan dengan urusan ketatausahaan.
4. Penanganan rapat-rapat : menyiapkan ruangan rapat dan perlengkapan yang diperlukan, daftar hadir rapat serta  pencatatan/notulensi.
5. Penanganan daftar hadir dosen dan pegawai (baik tetap maupun tidak tetap).
6. Penanganan-penanganan bantuan : melakukan pencataan atas bantuan-bantuan, membuat proposal permohonan bantuan, membuat laporan penggunaan bantuan (uang maupun barang).
7. Membantu pimpinan dalam menyusun Rencana Induk Pengembangan STPM Santa Ursula, Statuta, Renstra dan porto folio untuk keperluan akreditasi.
8. Menerima tamu pimpinan, telpon, buku tamu dan buku harian STPM Santa Ursula.
9. Menyediakan data yang dibutuhkan pimpinan/pejabat lainnya.
10. Mengetik, menggandakan dan mengarsipkan pedoman kebijakan pimpinan.
11. Membantu Wakil Ketua Non Akademik dan Sarpras dalam memberikan pelayanan kesejahteraan mahasiswa (administrasi beasiswa, dan pelayanan lain yang bersifat administratif).
12. Menangani surat-menyurat yang berhubungan dengan mahasiswa ( surat cuti, ijin, surat keterangan dan lain-lain).
13. Membuat papan struktur organisasi STPM Santa Ursula
14. Penanganan administarasi kepegawaian : Menertibkan file-file dosen dan pegawai menyiapkan rekomendasi pengangkatan dan kenaikan, format DP3, menyiapkan kelengkapan administrasi pengumpulan angka kredit, mencatat dan mengarsipkan SK-SK Kepegawaian.
15. Penanganan data dosen dan pegawai: mengumpulkan data dosen dan pegawai, melakukan pencatatan data kepegawaian, visualisasi data (papan data) dan mengarsipkan kelengkapan administratif dosen dan pegawai serta memberi layanan administrasi kepegawaian.
16. Mengadakan persedian sarana dan prasarana lembaga
17. Mengiventarisir seluruh sarana dan prasarana lembaga disertai pengkodean.
18. Melakukan pengawasan penggunaan barang inventaris.
19. Membuat laporan tentang keadaan barang inventaris.
20. Memonitor pemeliharaan dan perawataan sarana dan prasarana ( penataan barang dalam gudang, kebersihan lingkungan kampus) dan lain-lain.
21. Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan bidang tugas.

Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Pelaksana teknis administrasi umum, kepegawaian dan keuangan.
2. Pelaksana teknis pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan.
3. Pencatat dan pengarsip seluruh kegiatan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan.
4. Pelaksana teknis pengelolaan sarana dan prasarana.
5. Mengetik dan menggandakan peraturan dan kebijakan yang berlaku di STPM Santa Ursula.
6. Pelaksana teknis urusan kerumahtanggaan.
7. Penyusun laporan tahunan sesuai bidang tugas.